Poslovni email bonton u Hrvata
24.01.2005.

Email komunikacija najrašireniji je vid komunikacije na Internetu. Danas je gotovo nezamislivo da neki poslovni čovjek nema svoju email adresu i da se ne zna služiti email komunikacijom. Iako je komunikacija bez telefona nezamjenjiva u svakodnevnom poslovanju, email komunikacija daje puno više prednosti u odnosu na telefonski kontakt. Prije svega pisane se poruke jednostavnije mogu razmotriti i dokumentirati. Lakše se provjeravaju točnost i informacije o pošiljatelju email poruke koristeći se poslovnim bazama podataka na računalu ili pak putem Internet pretraživača. Na raspolaganju je puno više vremena za odgovor na email upit.

Email poruke se jednostavnije prosljeđuju drugim kolegama ili managementu. Svi ovi navodi dobro su poznati većini poslovnih ljudi u Hrvatskoj no zapravo malo njih zna o bontonu email komunikacije odnosno ako su i upoznati s njim, malo njih poštiva pravila dobrog email komuniciranja.

Istina je da pri Internet komunikaciji postoji puno više slobode ponašanja nego pri klasičnoj komunikaciji. Također je istina da ne postoji propisani poslovni bonton email komuniciranja i teško je za povjerovati da bi takvo štivo bilo čitano kada ionako gotovo nitko ne kupuje knjige s temama poslovnog bontona a još manje osoba posjećuje poslovne seminare sa bonton temama.

Koja je uopće svrha poslovnog bontona? Bonton, ili pravila lijepog ponašanja, skup je pravila temeljenih na logici, tradiciji i običajima, a cilj je ostvarivanje sklada u međuljudskim odnosima. Niz društvenih pojava i postupaka, kulturno naslijeđe, običaji, odgoj i religija utječu na određivanje normi bontona. Ono što je u jednoj zemlji prihvatljivo, ne mora biti poželjno negdje drugdje, ono što je u određenom razdoblju znak lijepog ponašanja ne znači da će to ostati zauvijek. Razvojem društva, mijenja se i bonton, odnosi su sve neposredniji, sve je manje uglađenosti. Internet je jedan, jedinstven medij i pravila bontona na Internetu vrijede za sve. Neki ih se pridržavaju i pri tome ostvaruje zavidne poslovne kontakte i suradnju dok ga drugi pak zanemaruju i time štete ugledu i poslovanju tvrtke za koju rade.

Svakodnevna praksa u hrvatskoj poslovnoj email komunikaciji izgleda otprilike ovako: Želite stupiti u kontakt sa managerom neke hrvatske tvrtke kako biste mu prezentirali vid poslovne suradnje pri kojem bi obje strane ostvarile određene vrijednosti. Odlučujete se za email komunikaciju kao nenametljiv vid komunikacije putem kojeg možete konciznije iznijeti prijedloge suradnje. Pokušavate doći do direktne email adrese osobe koja odlučuje u tvrtki kojoj se obraćate i želite stupiti u email kontakt sa osobom.

Scenarij 1. Pretražujete podatke ciljane tvrtke u poslovnoj bazi podataka za koju ste izdvojili nekoliko tisuća kuna (navodno aktualna) i pronađete traženu tvrtku i email adresu ključne osobe sljedeće (uobičajene u nas) ekstenzije info@tvrtka.hr. Odvojite 30 minuta svog dragocjenog vremena kako biste bili što jasniji i određeniji u poruci, šaljete poslovni email sa jasnim naslovom poruke i sa nazivom tvrtke, sjedištem, imenom i prezimenom primatelja u zaglavlju. Prolaze tjedni a odgovora na email od dotične tvrtke nema.

Opcija 1. Direktni telefonski kontakt, objašnjavanje kada je email poslan, ponovno slanje istog emaila (ne zaboravite izmijeniti datum u naslovu poruke) i opet dugo, dugo čekanje na odgovor.

Opcija 2. Zanemariti kontakt jer sa takvom tvrtkom ne želite surađivati.

Scenarij 2. Prelistavate web stranice tvrtke i donosite odluku obratiti im se putem istaknutog emaila. Ponavljate scenarij 1. te ste nakon izvjesnog vremena primorani poduzeti opciju 1. ili opciju 2.

Nepisana ali preporučljiva i u zapadnom svijetu općeprihvaćena pravila poslovnog email bontona nalažu da se na email poruku odgovari u roku 48 sati (za vrijeme radnih dana). Ukoliko osoba ide na poslovni put ili godišnji odmor, preporuča se da u svoj email programu napiše automatsku poruku tipa: ''Nisam u uredu do _____ javit ću se  _____ zahvaljujem na emailu'' i sl. Ili pak u email programu odabire opciju da se sve poruke prosljeđuju na email kolege koji ga zamjenjuje dok je odsutan iz ureda.

Mnogi poslovni neuspjesi i propuštene potencijalne poslovne prilike rezultirali su zbog nepoštivanja email bontona ili općenito lošem načinu (ne)komuniciranja putem emaila. Propisano email komuniciranje postaje dodatna kvaliteta osobite važnosti u današnjem ''modernom'' hrvatskom poslovnome svijetu. Ili su ipak duga sastančenja u obližnjoj pečenjari i kafićima još uvijek nezamjenjivi u domaćoj poslovnoj komunikaciji.

Kristijan Soldo